Ngân sách nhỏ – tư duy lớn: Làm sao để Year End Party vẫn trở thành trải nghiệm thương hiệu đáng nhớ?

Cuối năm, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đứng trước lựa chọn khó: hoặc cắt giảm, thậm chí bỏ qua Year End Party (YEP) vì ngân sách eo hẹp hoặc tổ chức cho có, như một “thủ tục cuối năm”. Thế nhưng, khi chỉ xem YEP là một bữa tiệc tổng kết, doanh nghiệp đã vô tình bỏ lỡ cơ hội quý giá để chạm đến cảm xúc, tinh thần và lòng gắn bó của đội ngũ.

Câu hỏi đặt ra là: liệu ngân sách nhỏ có đồng nghĩa với trải nghiệm nhỏ?

Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng khốc liệt và văn hóa doanh nghiệp trở thành yếu tố giữ chân người tài, YEP không đơn thuần là dịp tổng kết thành tích. Đó là “bản tổng kết cảm xúc” – nơi doanh nghiệp nhìn lại hành trình của mình bằng câu chuyện, bằng con người và bằng những khoảnh khắc thật.

I. Hiểu đúng giá trị thật của Year End Party

1. YEP – truyền thông nội bộ bằng cảm xúc

YEP là thời điểm hiếm hoi để doanh nghiệp kể lại hành trình của mình bằng những câu chuyện thật, không phải qua các slide KPI hay báo cáo kết quả. Khi người lãnh đạo kể về những nỗ lực vượt khó, khi nhân viên cùng nhau xem lại hình ảnh một năm đã qua, đó chính là lúc thương hiệu được cảm nhận bằng trái tim.

Sự kiện YEP không chỉ là nơi để những thành tựu của năm qua được ghi nhận mà còn là dịp để lãnh đạo và các thành viên thể hiện bản sắc cá nhân, năng lực sáng tạo và khả năng kết nối với cộng đồng. Mỗi năm, các doanh nhân, lãnh đạo nổi bật từ các tập đoàn lớn đều có những màn biểu diễn đặc sắc khiến sự kiện trở nên khó quên.

Thiếu tướng Lê Đăng Dũng, nguyên Chủ tịch – Tổng Giám đốc Tập đoàn Viettel đã gây ấn tượng mạnh khi biểu diễn ca khúc “Trói Em Lại” của Quang Hùng MasterD tại YEP 2024 của tập đoàn. Màn trình diễn này không chỉ tạo ra không khí vui tươi mà còn phản ánh sự gần gũi, khả năng kết nối của lãnh đạo với nhân viên. Video lan tỏa trên mạng xã hội thu hút hàng triệu lượt xem, khẳng định tinh thần sáng tạo và năng động của đội ngũ Viettel.

Một ví dụ khác là Chủ tịch ACB, ông Trần Hùng Huy, người từng khiến công chúng ngạc nhiên khi tham gia tiết mục biểu diễn tắm mưa ngay trên sân khấu trong một mùa YEP kỷ niệm 30 năm thành lập ngân hàng. Chỉ từ một buổi tiệc nội bộ, ACB đã nhanh chóng chiếm lĩnh truyền thông, trở thành chủ đề nổi bật trên mạng xã hội. Cả hai câu chuyện đều là minh chứng cho cách doanh nghiệp và lãnh đạo tạo nên những câu chuyện truyền cảm hứng, kết nối sâu sắc với nhân viên, đồng thời khẳng định hình ảnh thương hiệu gần gũi, sáng tạo và đổi mới.

2. YEP – công cụ nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

Một trong những giá trị lớn nhất của YEP là tạo không gian gắn kết. Khi lãnh đạo và nhân viên cùng ngồi lại, cùng chia sẻ một bữa tiệc giản dị nhưng ấm cúng, đó chính là cách tự nhiên nhất để văn hóa doanh nghiệp được lan tỏa.

Lấy ví dụ từ HaloVN & EJOB, với chủ đề “Kết nối – Đồng hành – Phát triển”, sự kiện YEP không chỉ là một buổi tổng kết mà còn là dịp để toàn thể nhân viên nhìn lại hành trình đã qua, chia sẻ trải nghiệm và định hướng mục tiêu cho năm mới. Chương trình bao gồm phần vinh danh nhân sự xuất sắc nhằm tạo động lực và ghi nhận những nỗ lực nổi bật; hoạt động “Trải nghiệm nhân sự 2024” nơi nhân viên trực tiếp đóng góp ý kiến để cải thiện môi trường làm việc; cùng các chương trình nghệ thuật và trò chơi kết nối giúp tăng cường tinh thần đồng đội.

Chính cách tổ chức gần gũi, đề cao sự tham gia và lắng nghe này đã giúp HaloVN & EJOB lan tỏa giá trị văn hóa doanh nghiệp theo cách chân thực nhất. Những giá trị như ghi nhận, đồng hành hay phát triển không thể đến từ email nội bộ, chúng cần được trải nghiệm trực tiếp.

3. YEP – nền tảng cho trải nghiệm thương hiệu nội bộ

Mỗi chi tiết trong YEP, từ backdrop, bài phát biểu cho đến video tổng kết, đều là “điểm chạm thương hiệu” thể hiện cá tính doanh nghiệp. Một YEP được chuẩn bị chỉn chu, dù quy mô nhỏ, vẫn có thể tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và truyền cảm hứng.

Một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng tổ chức YEP sẽ đầu tư vào kịch bản, âm nhạc và lời tri ân, thay vì thiết bị sân khấu. Sau chương trình, phần lớn nhân viên chia sẻ rằng họ “muốn gắn bó thêm một năm nữa”. Đó là thước đo thực sự của một YEP thành công.

III. Ba cách để SME tổ chức YEP hiệu quả dù ngân sách hạn chế

1. Đầu tư vào ý tưởng thay vì công nghệ hoành tráng

Một YEP không cần LED hàng chục mét hay âm thanh triệu đô để gây ấn tượng. Thứ khiến người tham dự nhớ là ý tưởng và cảm xúc chân thật.

Doanh nghiệp nên chọn chủ đề gắn với hành trình phát triển hoặc giá trị cốt lõi, ví dụ như: “Bứt phá từ bên trong” hay “Chạm lại niềm tin”. Kể lại bằng chất liệu thật như hình ảnh, video hay lời tri ân, đó là “nguyên liệu cảm xúc” quý giá nhất giúp YEP trở nên khác biệt.

2. Tạo “signature moment” – khoảnh khắc biểu tượng mang dấu ấn thương hiệu

Thay vì dàn trải tiết mục, hãy tập trung vào một khoảnh khắc cảm xúc đắt giá, nơi mọi người cùng tự hào, cùng nhìn lại hành trình. Signature moment có thể là:

• Màn tri ân dành cho nhân sự gắn bó lâu năm;
• Clip recap dẫn chuyện bằng giọng CEO;
• Tiết mục tập thể do chính nhân viên biên đạo.

Trong thời đại bội thực sự kiện, khán giả không nhớ tất cả, nhưng sẽ nhớ một khoảnh khắc khiến họ xúc động. Đó chính là giá trị lâu dài của YEP.

Một ví dụ tiêu biểu cho xu hướng tạo “signature moment” trong sự kiện doanh nghiệp là Cen Awards & Year End Party 2024. Thay vì chỉ là một buổi lễ tổng kết và vinh danh, chương trình đã trở thành một “cơn sóng” cảm xúc khi quy tụ những tiết mục biểu diễn nội bộ giàu năng lượng, đặc biệt là màn vừa hát vừa nhảy “Khúc nhạc vui” của ông Phạm Thanh Hưng (Shark Hưng) – Phó Chủ tịch Cen Group.

Khoảnh khắc vị lãnh đạo bước lên sân khấu, hòa mình cùng âm nhạc và đồng nghiệp đã khiến toàn khán phòng bùng nổ, đồng thời lan tỏa mạnh mẽ trên mạng xã hội. Đó chính là ví dụ rõ nét cho sự kiện không chỉ để tổng kết, mà còn để truyền cảm hứng và kết nối cảm xúc. Một tiết mục ngắn, nhưng tạo nên giá trị truyền thông dài hạn – khi mọi người nhắc đến Cen Awards 2024, họ không chỉ nhớ đến những danh hiệu được trao mà còn nhớ đến năng lượng tích cực, tinh thần gắn kết và niềm tự hào của một tập thể biết “cháy” hết mình cùng nhau.

3. Biến giới hạn thành cơ hội – hợp tác thông minh để tối ưu chi phí

Thay vì tự làm mọi thứ, SME nên hợp tác với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng trải nghiệm. Một đối tác có tư duy sáng tạo và hiểu rõ mục tiêu cảm xúc sẽ giúp chuyển hóa ngân sách nhỏ thành chương trình chỉn chu, mang giá trị chiến lược cho thương hiệu nội bộ.

III. Checklist ứng dụng nhanh cho doanh nghiệp

• Xác định mục tiêu cảm xúc trước khi lên ngân sách.
• Xây dựng concept gắn với giá trị cốt lõi.
• Ưu tiên format nhỏ nhưng có chiều sâu và tính gắn kết.
• Dành ít nhất 10% ngân sách cho storytelling và media nội bộ.
• Ghi hình và tái sử dụng nội dung YEP cho truyền thông đầu năm sau.

Ngân sách nhỏ không có nghĩa là phải đánh đổi trải nghiệm. Điều quan trọng là tư duy tổ chức, khi doanh nghiệp coi YEP là cơ hội truyền thông nội bộ và xây dựng thương hiệu cảm xúc, mọi chi tiết dù nhỏ nhất cũng có thể tạo nên giá trị lớn.

Với kinh nghiệm kiến tạo nhiều chương trình doanh nghiệp dựa trên yếu tố cảm xúc, Backstage Event đồng hành cùng các thương hiệu trong việc chuyển hóa những buổi tiệc tất niên thành trải nghiệm thương hiệu đáng nhớ, dù quy mô hay ngân sách có hạn.

Backstage Event

Đọc thêm: Chiến lược On-site Activation – Khi thương hiệu không chỉ “xuất hiện” mà thật sự “sống” trong sự kiện