Ngày hội Kết nối Công nghệ Cyber Connect 2025 do Kiểm toán Nhà nước tổ chức là một trong những dự án mà chính chúng tôi – đội ngũ Backstage Event – sẽ nhớ rất lâu. Không phải vì quy mô chương trình quá lớn, mà vì nó cho thấy rõ ràng tinh thần làm nghề của đội ngũ: sự bền bỉ, trách nhiệm và luôn nỗ lực hết sức để chương trình được diễn ra an toàn và trọn vẹn.
Cyber Connect 2025 đã quy tụ hơn 20 đơn vị cùng hơn 500 đại biểu, vận động viên và khách mời đến từ cộng đồng công nghệ của nhiều Bộ, Ban, Ngành khác nhau. Với thông điệp “Kết nối trí tuệ – Lan tỏa công nghệ – Gắn kết cộng đồng số”, chương trình hướng tới mục tiêu tăng cường giao lưu, củng cố tinh thần đoàn kết, đẩy mạnh phong trào thể dục thể thao, đồng thời khuyến khích sức sáng tạo trong cộng đồng những người làm công nghệ.
Do đặc thù quy trình phê duyệt nội bộ của đơn vị tổ chức cần qua nhiều cấp, nhiều bước xét duyệt, một số hạng mục chỉ có thể chốt rất sát ngày. Điều này hoàn toàn dễ hiểu với các cơ quan lớn, và chúng tôi luôn tôn trọng quy trình đó. Vì vậy, khi có các yêu cầu phát sinh thường xuyên trong những ngày cuối cùng, cả team quyết định giữ vững tinh thần vượt khó để đồng hành cùng Ban tổ chức. Điều duy nhất chúng tôi tập trung làm là: tìm phương án đáp ứng tốt nhất trong khoảng thời gian cực ngắn. Đó là lựa chọn rất tự nhiên của Backstage – bởi khi sự kiện đã “vào guồng”, chúng tôi coi mục tiêu chung là ưu tiên số một.
Sự gấp rút lần này một lần nữa cho thấy giá trị quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững suốt nhiều năm. Các đơn vị in ấn, thi công, đối tác cho thuê sân bãi, đơn vị tổ chức tiệc, đội ngũ nghệ sĩ – trọng tài – MC – PG – helper, y tế, v.v… tất cả đều sẵn sàng bật chế độ khẩn trương cùng chúng tôi. Chỉ cần một cuộc gọi, dù bất kể khung giờ nào, mọi người lập tức phối hợp nhanh chóng, chính xác, với tỷ lệ sai sót rất thấp. Đây là điều mà Backstage luôn trân trọng: sự tin tưởng lẫn nhau giữa chúng tôi và những người bạn đồng hành.
Trong quá trình chạy nước rút, đôi khi không tránh khỏi việc thông tin có sai sót giữa các thành viên trong team. Nhưng điều đáng tự hào nhất có lẽ là cách chúng tôi chọn để giải quyết: ngồi lại, cùng nhau bàn bạc để tìm cách hoàn thành nhiệm vụ. Trong những ngày cuối cùng trước giờ G, gần như cả team làm việc 18/24 giờ một ngày, thức xuyên đêm kiểm tra từng chi tiết, đối chiếu từng hạng mục công việc. Có người tranh thủ làm trong lúc con ngủ. Có người túc trực trước máy tính từ sáng đến khuya. Nhưng dù mỗi người có hoàn cảnh khác nhau, tinh thần chung đều là: cùng nhau hoàn thành mọi việc cho đúng, cho đẹp, cho an toàn.
Kinh nghiệm tổ chức các sự kiện thể thao trước đây cũng là điều giúp Backstage xử lý rất nhanh chóng các khâu bảo đảm an toàn. Các phương án y tế, điều phối vận động viên, phân luồng, phòng tránh rủi ro… đều được kích hoạt từ sớm và triển khai cực kỳ gọn gàng. Dù dự án gấp gáp, tiêu chí “an toàn lên trước tiên” của chúng tôi vẫn được giữ trọn vẹn.
Điều mà chúng tôi luôn tự hào về đội ngũ của mình là khả năng đa nhiệm và phối hợp linh hoạt của từng thành viên. Event planner vẫn có thể ra site chạy chương trình. Production có thể chuyển sang hỗ trợ Operation. Không ai giới hạn mình trong một vai trò cố định, và cũng không cần tới nhiều cuộc họp để căn chỉnh. Chỉ với một buổi họp tổng duyệt duy nhất trước ngày diễn ra, mọi người đã nắm rất rõ từng vai trò của mình và phối hợp với nhau như một cỗ máy trơn tru.
Trong ngành sự kiện, chúng ta thường nói nhiều về sân khấu hoành tráng hay kỹ thuật phức tạp. Nhưng với những chương trình gấp rút như Cyber Connect 2025, điều giúp sự kiện vận hành mượt mà lại chính là yếu tố con người: tinh thần teamwork, trách nhiệm cao và sự đồng lòng của từng người trong Backstage. Chúng tôi tin rằng đây là giá trị cốt lõi, thứ làm nên sự chỉn chu và độ tin cậy mà khách hàng luôn cảm nhận được.
Công tác vận hành như tiếp đón, check in, tặng quà đều được Backstage Event lên kế hoạch kỹ lưỡng
Cuối cùng, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Kiểm toán Nhà nước đã tin tưởng và phối hợp nhịp nhàng trong suốt quá trình chuẩn bị. Khi khách hàng và đơn vị tổ chức cùng hiểu nhau, cùng hỗ trợ nhau, mọi khó khăn đều được xử lý dễ dàng hơn rất nhiều.
Cyber Connect 2025 là một dự án đầy áp lực nhưng cũng đầy tự hào. Và chính tinh thần của đội ngũ Backstage Event – bền bỉ, chuyên nghiệp và luôn hướng đến sự hoàn hảo trong vận hành là điều giúp chúng tôi đi đến đích trọn vẹn.
Backstage Event
