Không ít sự kiện, từ hội thảo doanh nghiệp, teambuilding cho tới lễ kỷ niệm, thường được chuẩn bị chu đáo về hậu cần nhưng lại thiếu sự chạm tới cảm xúc của người tham dự. Kết quả là chương trình dù hoàn thành “đúng quy trình” vẫn để lại cảm giác nhạt nhòa. Điều này đặt ra một yêu cầu mới cho ngành tổ chức sự kiện: không chỉ dừng ở logistics, mà phải hướng tới trải nghiệm của khán giả nhằm tạo nên những khoảnh khắc có chiều sâu và giá trị bền lâu.
Bài viết dưới đây phân tích 7 yếu tố then chốt để tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ dành tới cho khán giả tại sự kiện:
1. Xác định mục đích và ý nghĩa
Mỗi sự kiện cần được bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng lý do tồn tại. Mục đích không chỉ đơn giản là tổ chức một buổi họp, một hội nghị hay một lễ kỷ niệm, mà phải trả lời câu hỏi: sự kiện này muốn tạo ra tác động gì đối với người tham dự và tổ chức?
Mọi sự kiện sẽ có ý nghĩa và mục đích riêng
Chẳng hạn, một hội nghị thường niên có mục đích là truyền đạt tầm nhìn; một chương trình gặp gỡ nhân sự có mục đích khuyến khích sự gắn kết; còn một lễ vinh danh lại nhằm tri ân những đóng góp quan trọng. Khi mục đích đã được xác định, người tổ chức cần cụ thể hóa thành những mục tiêu đo lường được, chẳng hạn: số lượng người tham dự, mức độ hài lòng, chỉ số truyền thông hay hiệu quả kinh doanh sau sự kiện. Nhờ vậy, toàn bộ quá trình thiết kế trải nghiệm – từ nội dung, bố trí không gian cho đến cách điều phối chương trình đều xoay quanh và phục vụ chính xác cho những gì sự kiện hướng tới.
2. Xây dựng hành trình cảm xúc
Một sự kiện thành công không chỉ cung cấp thông tin mà còn cần tạo nên hành trình cảm xúc liền mạch. Giống như khi theo dõi một bộ phim, khán giả được dẫn dắt qua nhiều cung bậc: khởi đầu thân thiện và chào đón, giai đoạn khám phá mang lại điều mới mẻ, những thử thách để tăng mức độ tham gia, phần tích hợp nhằm đúc kết bài học và cuối cùng là kết thúc trọn vẹn để lại dư âm tích cực.
Khi hành trình này được thiết kế có chủ đích, sự kiện không còn rời rạc từng phần, mà trở thành một câu chuyện đầy đủ với mở đầu, cao trào và kết thúc, khiến khán giả cảm thấy mình thực sự đã trải qua một trải nghiệm đáng nhớ.
Một sự kiện thành công không chỉ cung cấp thông tin mà còn cần tạo nên hành trình cảm xúc liền mạch. Giống như khi theo dõi một bộ phim, khán giả được dẫn dắt qua nhiều cung bậc: khởi đầu thân thiện và chào đón, giai đoạn khám phá mang lại điều mới mẻ, những thử thách để tăng mức độ tham gia, phần tích hợp nhằm đúc kết bài học và cuối cùng là kết thúc trọn vẹn để lại dư âm tích cực.
Khi hành trình này được thiết kế có chủ đích, sự kiện không còn rời rạc từng phần, mà trở thành một câu chuyện đầy đủ với mở đầu, cao trào và kết thúc, khiến khán giả cảm thấy mình thực sự đã trải qua một trải nghiệm đáng nhớ.
Một ví dụ điển hình là Coachella – nơi trải nghiệm khán giả được thiết kế như một hành trình cảm xúc trọn vẹn. Ngay từ cổng vào, họ choáng ngợp trước các công trình nghệ thuật sắp đặt khổng lồ và bầu không khí lễ hội rực rỡ, tạo nên sự háo hức ngay từ phút đầu tiên. Trong ngày, các sân khấu đa thể loại liên tục mang đến bất ngờ, từ indie, hip-hop cho tới EDM, khiến khán giả liên tục được làm mới cảm xúc. Cao trào diễn ra vào lúc hoàng hôn khi sân khấu chính bùng nổ với những nghệ sĩ headline, hàng chục nghìn người cùng hòa giọng trong khoảnh khắc tập thể thăng hoa. Đêm khép lại bằng pháo hoa và những set nhạc sôi động, để lại dư âm mạnh mẽ và cảm giác “sống trọn trong một thế giới riêng” suốt nhiều ngày liên tiếp.
Tương tự, trong sự kiện Aeon Mall Fest gần đây do Backstage Event tổ chức, hành trình cảm xúc của khán giả đã được thiết kế có chủ đích. Ngay từ đầu, không khí đã được xây dựng như một mini concert thực thụ cho giới trẻ: từ việc xếp hàng đổi vé vòng tay, cho đến buổi rehearsal riêng tư để fan có cơ hội đến gần thần tượng. Trải nghiệm được nâng tầm với khu vực fanzone thiết kế sát sân khấu, khiến khán giả cảm giác mình đang tham gia một đêm nhạc riêng biệt, thay vì chỉ là một hoạt động thương hiệu đơn thuần.
Sự kiện Aeon Mall Fest
Trong suốt chương trình, nghệ sĩ được sắp xếp xuất hiện theo nhịp tăng dần của sức nóng và tầm ảnh hưởng, để từng bước đẩy cảm xúc khán giả lên cao trào, bùng nổ ở phần cuối. Xen kẽ giữa các tiết mục, những màn giao lưu thân thiện của các nam ca sĩ, phần tặng quà may mắn từ ban tổ chức đã mang lại sự gần gũi, bất ngờ và phấn khích. Nhờ đó, sự kiện không chỉ dừng ở mức truyền tải thông điệp thương hiệu, mà thực sự tạo thành một hành trình cảm xúc trọn vẹn cho người tham dự.
3. Tạo điểm chạm và phương thức đa dạng
Trải nghiệm không chỉ đến từ nội dung chính mà còn từ vô số chi tiết nhỏ gọi là điểm chạm (touchpoints). Đó có thể là thư mời sáng tạo, cách sắp xếp không gian, thiết kế sân khấu, ánh sáng, âm nhạc hay sự chu đáo trong khâu phục vụ.
Các sân khấu của ngành sự kiện ngày nay đều đang nhận được sự quan tâm lớn từ khán giả (Ảnh: Soobin)
Một sự kiện được đầu tư kỹ về điểm chạm thường khai thác đồng thời nhiều giác quan: thị giác qua hình ảnh, thính giác qua âm thanh, khứu giác qua hương thơm, vị giác qua ẩm thực và xúc giác qua vật liệu hay đạo cụ. Mỗi chi tiết tưởng chừng nhỏ lẻ, nhưng khi cộng hưởng sẽ tạo nên một môi trường giàu trải nghiệm, giúp khán giả đắm chìm và ghi nhớ lâu hơn. Tomorrowland là một ví dụ khi tự sản xuất nước hoa mang mùi hương độc quyền gắn liền với tinh thần lễ hội.
Nước hoa của Tomorrowland (Ảnh: Tomorrowland)
Tại Việt Nam, show Vùng Đất Kỳ Bí cũng áp dụng lối thiết kế trải nghiệm tương tự. Khán giả không chỉ thưởng thức bằng mắt những màn trình diễn kết hợp ánh sáng 3D Mapping, âm nhạc và kỹ thuật xiếc hiện đại, mà còn được hòa mình vào không gian giàu tính thị giác với phục trang, đạo cụ độc đáo. Âm thanh sống động, hiệu ứng khói lửa cùng sự tương tác trực tiếp giữa nghệ sĩ và khán giả đã tạo nên một trải nghiệm đa giác quan hiếm có trên sân khấu xiếc Việt.
Khán giả có thể tương tác với những mô hình khổng lồ (Ảnh: VOV)
4. Điều phối
Điều phối là yếu tố đảm bảo sự kiện vận hành nhịp nhàng, đồng thời duy trì cảm xúc đúng hướng. Người điều phối giỏi không chỉ giữ thời gian, mà còn biết cách khơi gợi sự sôi nổi khi cần và tạo khoảng lặng để người tham dự chiêm nghiệm.
Cụ thể, công việc này thường do MC, nghệ sĩ, đạo diễn sân khấu, stage manager hoặc đội ngũ producer đảm nhận. Trong các hoạt động tập thể, họ đóng vai trò định hướng tương tác, khuyến khích sự tham gia và đảm bảo mọi tiếng nói đều được lắng nghe. Nếu thiếu đi sự dẫn dắt phù hợp, chương trình dễ trở nên rời rạc và giảm sức hút.
Trong một sự kiện gần đây do Backstage Event tổ chức – buổi tiệc gặp gỡ và tri ân khách hàng của VP Trading – khâu điều phối nội dung đã tạo nên điểm nhấn cảm xúc đặc biệt. Backstage Event là đơn vị gợi ý mời ca sĩ Đan Trường tham gia biểu diễn và lựa chọn này đã nhận được lời khen ngợi từ phía khách hàng. Nam ca sĩ đã mang đến những ca khúc gắn bó với hoài niệm tuổi trẻ của thế hệ 8x, 9x (đúng độ tuổi của đa số khách hàng), đồng thời các bản phối mới mẻ, hiện đại giúp chương trình vừa gợi ký ức vừa có tinh thần thời đại. Màn giao lưu khéo léo, lịch thiệp của nam ca sĩ cũng góp phần giữ được bầu không khí sang trọng, khiến khán giả hài lòng và khách hàng đánh giá cao. Đây không đơn giản là một lựa chọn mời nghệ sĩ ngẫu nhiên mà còn là một quyết định điều phối nội dung từ Backstage Event: chọn đúng người để dẫn dắt cảm xúc khán giả và giữ được bầu không khí phù hợp.
Ca sĩ Đan Trường biểu diễn tại sự kiện VP Trading
5. Công cụ và tư liệu hỗ trợ
Công cụ và tư liệu hỗ trợ đóng vai trò như chất xúc tác cho trải nghiệm. Đây không chỉ là hệ thống âm thanh, màn hình hay slide trình chiếu, mà còn bao gồm vật phẩm tượng trưng, hình ảnh trực quan hoặc đạo cụ tương tác.
Chẳng hạn, trong một buổi đào tạo, một trò chơi đơn giản với đạo cụ nhỏ đôi khi truyền tải thông điệp mạnh mẽ hơn nhiều so với việc chỉ trình bày lý thuyết. Sức mạnh của công cụ nằm ở sự phù hợp và tính gắn kết với mục tiêu, thay vì sự cầu kỳ.
Ví dụ, trong một buổi tiệc với thông điệp tôn trọng vẻ đẹp cá tính đa dạng và cùng nhau gắn kết hài hòa, thay vì đưa ra khẩu hiệu khô khan, Backstage Event đã biến photobooth thành một thử thách chụp ảnh độc đáo. Người tham dự được khuyến khích tìm những người lạ có chung một đặc điểm nào đó để cùng chụp ảnh và nhận quà. Đó có thể là năm người cùng mặc trang phục màu đỏ, hai người cùng kiểu tóc ngắn uốn xoăn hay một nhóm sử dụng chung dòng điện thoại, v.v…. Hoạt động này vừa tạo ra sự tương tác vui vẻ, vừa giúp những người xa lạ dễ dàng làm quen và cởi mở hơn. Đồng thời, nó truyền tải thông điệp về sự đa dạng và gắn kết một cách sinh động, tinh tế và đáng nhớ.
6. Trải nghiệm liền mạch trước, trong và sau sự kiện
Trải nghiệm sự kiện không chỉ gói gọn trong thời gian diễn ra mà bắt đầu từ khoảnh khắc khán giả nhận được thông tin đầu tiên. Trước đây, nhiều đơn vị tổ chức thường chỉ tập trung vào phần “trong sự kiện”, còn giai đoạn trước và sau chưa được chú trọng. Nhưng hiện nay, xu hướng đã thay đổi: một lời mời được thiết kế sáng tạo, video giới thiệu hấp dẫn hay thông điệp gợi mở đều có thể tạo nên sự mong đợi tích cực ngay từ đầu.
Trong thời gian sự kiện, ban tổ chức quan sát, lắng nghe phản hồi và điều chỉnh để đảm bảo trải nghiệm trọn vẹn. Sau sự kiện, việc gửi tài liệu tổng kết, video highlight hay thư cảm ơn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp kéo dài tác động, duy trì dư âm trong lòng người tham dự.
7. Chú trọng tới đo lường hiệu quả bằng nhiều chỉ số đa dạng
Đánh giá sự kiện không chỉ dừng ở các con số như lượng khách tham dự hay lượt chia sẻ trên mạng xã hội. Thước đo quan trọng hơn nằm ở việc khán giả cảm nhận ra sao: họ có được truyền cảm hứng, có thấy gắn kết hay được ghi nhận hay không.
Có rất nhiều công cụ để người làm sự kiện có thể đo lường (Ảnh: YouNet Media)
Để đo lường hiệu quả một sự kiện, không thể chỉ dừng lại ở những con số bề nổi như lượt check-in, rating 1–5 sao hay lượng người tham dự. Cần kết hợp nhiều phương pháp như khảo sát nhanh, phỏng vấn, quan sát tại chỗ và thu thập câu chuyện cá nhân để có cái nhìn toàn diện hơn. Chẳng hạn, tại Aeon Mall Fest, Backstage Event đã tiến hành phỏng vấn khán giả để tìm hiểu đâu là “điểm nhấn” họ ấn tượng nhất, đồng thời quan sát trực tiếp mức độ tham gia trò chơi, số người chủ động giao lưu, hay không khí bùng nổ của từng tiết mục. Sau chương trình, đội ngũ còn ghi nhận lại những chia sẻ trên mạng xã hội, ví dụ: một nhóm khán giả nữ kể rằng đây là lần đầu họ được xem Bùi Công Nam trình diễn live trong không gian gần gũi như vậy, và trải nghiệm này khiến họ cảm thấy rất đáng nhớ, gắn kết hơn với thương hiệu Aeon Mall. Chính những dữ liệu đa chiều này mới phản ánh đầy đủ tác động thực sự của sự kiện, thay vì chỉ dựa vào các chỉ số định lượng khô khan.
Khán giả được giao lưu gần với Bùi Công Nam tại Aeon Mall Fest
Trong bối cảnh số lượng sự kiện ngày càng nhiều và cạnh tranh khốc liệt, sự khác biệt không còn phụ thuộc vào quy mô hay chi phí, mà nằm ở chất lượng trải nghiệm dành cho khán giả. Bảy yếu tố cốt lõi của Experience Design (thiết kế trải nghiệm) – từ mục đích rõ ràng, hành trình cảm xúc, điểm chạm đa dạng, điều phối nhịp nhàng, công cụ hỗ trợ, kéo dài trải nghiệm cho đến đo lường ý nghĩa chính là nền tảng để một sự kiện trở thành dấu mốc đáng nhớ.
Khi được áp dụng có chủ đích, Experience Design (thiết kế trải nghiệm) giúp biến một cuộc họp hay hội nghị thông thường thành trải nghiệm truyền cảm hứng, kết nối và khẳng định giá trị, để sự kiện không chỉ là khoảnh khắc thoáng qua mà còn được ghi nhớ lâu dài.
Backstage Event
